MAGAZÍN.cz – Internetový magazín

O to důležitější je mít způsob, jak pracovní dobu přehledně evidovat, aniž by se z ní stala další administrativní povinnost.

Právě proto se stále více firem obrací k elektronické evidenci docházky. A není to jen otázka velkých společností. I menšímu týmu může správně nastavený systém ušetřit čas, zjednodušit každodenní fungování a především odstranit spoustu drobných úkolů, které člověku během měsíce nenápadně přibývají.

Docházka už dávno není jen příchod a odchod

Když se řekne evidence docházky, většina lidí si možná představí klasickou „píchačku“ u vstupu do zaměstnání. Moderní pracovní prostředí je ale mnohem pestřejší. Někteří lidé pracují z kanceláře, jiní z domova, další část týdne tráví u zákazníků nebo na služebních cestách.

Do toho přichází směnný provoz, dovolené, nemoc, návštěvy lékaře, přesčasy nebo práce z jiného místa. Najednou je z jednoduchého přehledu poměrně rozsáhlá agenda.

Evidence pracovní doby má navíc svůj jasný význam. Zaměstnavatel musí mít přehled o pracovní době zaměstnanců a umět doložit například začátky a konce směn, práci přesčas nebo noční práci.

To ale neznamená, že musí personalista každý měsíc ručně procházet několik tabulek a pátrat po tom, co kde chybí.

Elektronická evidence docházky uvolní ruce personalistům

Právě tady přichází na řadu elektronické řešení. Elektronická evidence docházky umožňuje soustředit údaje o pracovní době na jedno místo a pracovat s nimi průběžně.

Pro zaměstnance může být změna téměř neviditelná. Přijdou do práce, zaznamenají začátek pracovní doby a při odchodu ji ukončí. Pokud pracují z domova nebo mimo kancelář, mohou využít jiný způsob evidence.

Pro HR je rozdíl podstatně větší. Nemusí ručně přepisovat údaje z papíru do tabulky, hledat jednotlivé informace v e-mailech ani na konci měsíce začínat detektivní pátrání po chybějících záznamech.

A právě čas je v dnešní práci jednou z nejcennějších komodit. Každá čtvrthodina, kterou nemusíme věnovat zbytečné administrativě, může být využita smysluplněji.

Jak do toho zapadá Alveno?

Alveno je cloudové řešení pro HR a evidenci docházky, které pomáhá firmám zvládnout každodenní personální administrativu na jednom místě. Není přitom nutné, aby všichni zaměstnanci pracovali stejným způsobem.

Alveno nabízí několik možností evidence. Zaměstnanci mohou využívat například mobilní aplikaci, webové rozhraní nebo virtuální čtečku na tabletu. Ve firmách, kde je vhodnější fyzické řešení, mohou být využity také čtečky s RFID nebo biometrickou identifikací.

To se hodí především v prostředí, kde se pracovní život odehrává na více místech. Jiný způsob evidence může vyhovovat kancelářskému týmu, jiný lidem ve výrobě a jiný zaměstnancům, kteří část pracovní doby tráví v terénu.

Méně papírů, více přehledu

Jednou z největších výhod elektronické docházky je jednoduše pořádek. Informace nejsou rozdělené mezi papírové formuláře, e-maily a několik různých souborů.

Personalista může mít přehled o docházce zaměstnanců na jednom místě a zaměstnanci zase mohou pracovat se svými údaji. Odpadá tak část komunikace, která vzniká jen proto, že někdo potřebuje zjistit nebo opravit jeden konkrétní údaj.

Technologie, která se přizpůsobí lidem

Dobrá firemní technologie by podle všeho neměla zaměstnance nutit přemýšlet nad tím, jak funguje. Měla by jim práci naopak co nejvíce zjednodušit.

U docházky to znamená především jednoduché zaznamenání pracovní doby a snadnou práci s dalšími údaji, jako jsou dovolené nebo absence. Pro zaměstnance tak nemusí být přechod na elektronický systém žádnou velkou revolucí.

Docházkový systém není jen pro velké firmy

Možná máte pocit, že podobné nástroje jsou určeny především pro společnosti se stovkami zaměstnanců. Ve skutečnosti ale může být právě menší firma vhodným místem, kde s digitalizací začít.

V malém týmu sice může jeden člověk administrativu zvládnout ručně. Jenže pokud firma roste, množství práce roste s ní. Co dnes zabere pár minut, může za rok znamenat několik hodin každý měsíc.

Docházkový systém proto může být zajímavý i pro firmy, které se právě nacházejí mezi „zvládáme to ručně“ a „potřebujeme na to celý proces“. Digitalizovat některé věci dříve, než se z nich stane problém, totiž může být jednodušší než řešit změnu ve chvíli, kdy už firma rychle roste.

Když technologie pomáhá i work-life balance

Na první pohled může docházka působit jako čistě administrativní záležitost. Ve skutečnosti ale může souviset i s tím, jak se lidem ve firmě pracuje.

Přehledně nastavená pracovní doba pomáhá zaměstnancům i vedoucím sledovat, jak pracovní režim skutečně vypadá. V době, kdy je běžný home office, flexibilní pracovní doba nebo kombinace kanceláře a práce na dálku, je přehled důležitější než kdy dříve.

Technologie přitom nemusí znamenat větší kontrolu lidí. Může znamenat pravý opak – méně zbytečného dokazování, méně ručního vyplňování a méně dotazů typu „kolik jsem vlastně minulý měsíc odpracoval?“.

Méně administrativy je také forma pohodlí

Moderní pracovní prostředí se neskládá jen z kanceláří, notebooků a rychlého internetu. Důležité je také to, jak snadno se lidem daří vyřídit běžné věci, které k práci patří.

Elektronická docházka je jedním z nenápadných příkladů digitalizace, která nemusí měnit způsob, jakým firma funguje. Jen odstraní část zbytečných kroků.

A přesně v tom může být přínos Alvena. Zaměstnanci získají jednodušší způsob evidence pracovní doby a HR zase nástroj, který mu pomůže udržet personální administrativu přehlednou. Místo další hromady papírů tak vznikne systém, který pracuje v pozadí a nechává lidem více prostoru na práci, která je skutečně důležitá.